Отделение Пенсионного фонда РФ по Курганской области напоминает, что с 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Это новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и существует в цифровом формате. В Зауралье выбор в пользу ЭТК сделали уже почти 25 тысяч работников.
Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ. Она обеспечивает удобный и быстрый доступ работника к информации о своей трудовой деятельности в личном кабинете на сайте ПФР и на портале госуслуг. Выписку также можно получить в бумажном виде у работодателя по последнему месту работы, в клиентской службе Пенсионного фонда или в МФЦ. К слову, данные предоставляются по экстерриториальному принципу – в любом из подразделений, независимо от места жительства или работы человека. Контроль в режиме онлайн минимизирует возможность ошибок и указания неточных сведений о трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка дает дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, а также обеспечивает высокий уровень сохранности данных. Сведения хранятся в системе ПФР, которая соответствует всем современным требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных.
Переход на электронные трудовые книжки осуществляется добровольно и позволяет сохранить бумажный документ столько, сколько это необходимо – если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель продолжит вносить сведения о его трудовой деятельности в бумажную версию. Тем, кто выбрал электронный формат, бумажную трудовую книжку с записью о подаче соответствующего заявления работодатель обязан выдать на руки. Ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.
Исключение составляют граждане, которые впервые устроились на работу в 2021 году и позже. Им не потребуется делать выбор: в их случае все сведения о периодах работы изначально будут зафиксированы только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Напомним, что с 1 апреля 2020 года за работодателями закреплена обязанность предоставлять в Пенсионный фонд отчетность по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» о приеме и увольнении сотрудников не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или распоряжения. Это необходимо для более оперативного назначения органами занятости населения пособий гражданам, потерявшим работу, а также дополнительных выплат им на несовершеннолетних детей.
По другим кадровым мероприятиям (присвоение квалификации, перевод на другую должность и т.д.), а также при выборе работником способа ведения трудовой книжки срок предоставления информации в ПФР – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если никаких кадровых мероприятий у работодателя не происходило, отчитываться не нужно.
Сведения для электронных трудовых книжек должны предоставлять все организации и предприниматели с наемными работниками, от самозанятых граждан этого не требуется. Направлять информацию можно через личный кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда, через специализированного оператора связи или клиентскую службу ПФР. Работодатели с численностью работников 11 и более человек сдают отчетность в электронной форме.
Электронный документооборот имеет ряд несомненных преимуществ перед предоставлением отчетности на бумажном носителе:
- - возможность направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
- - возможность оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
- - отсутствие необходимости посещения органа ПФР;
- - наличие электронной информации о результатах приема отчетности;
- - достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации.
Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Курганской области рекомендует каждому работодателю присоединиться к системе электронного документооборота ПФР, а гражданам – выбирать ЭТК, потому что пользоваться ими легко, удобно и безопасно.
